1. Importar dades

El procés d’importació de Coeli està pensat per a facilitar al màxim la importació de dades des de qualsevol aplicació.

  • Per importar les vostres dades heu d’utilitzar les següents plantilles.

En funció de la riquesa de les dades que vulgueu importar en tindreu prou amb un sol fitxer o necessitareu importar-ne diversos.

  • La plantilla HeritageObject permet carregar les dades dels vostres objectes patrimonials.
  • La resta de plantilles són opcionals i permeten carregar dades complementàries de la resta d’entitats i vocabularis associats a les vostres col·leccions.

Vegeu aquí les definicions de cadascuna de les columnes.

 

Un cop preparades les plantilles, guardeu-les en format CSV:

  • El CSV ha d’estar separat per comes amb codificació UTF-8. En cas de treballar amb Excel, copieu les dades a Open Office o Google Sheets per realitzar l’exportació a CSV (Excel treballa amb una altra codificació).
  • La primera fila ha de contenir el noms de les columnes tal i com estan a les plantilles. Podeu alterar l’ordre de les columnes o eliminar-les, però no es poden afegir columnes noves.

Finalment aneu a l’apartat Importar dades i carregueu el fitxer:

  • Dirigiu-vos a Importar dades, seleccioneu HeritageObject i seleccioneu el fitxer.
  • Aneu a Fitxes pendents d’acceptació, seleccioneu-les totes i feu Acceptar.

Si ja heu carregat una part de les dades a Coeli i voleu actualitzar-les o carregar-ne més, ho podeu fer important un fitxer CSV amb les noves dades:

  • Carregueu un CSV que contingui lidInSource i la/les columnes que vulgueu actualitzar.
  • Les columnes que no apareguin al CSV no es modificaran.

Tots els fitxers de càrrega disposen d’una columna anomenada “idInSource”, que és l’identificador de l’objecte o entitat en la font d’origen de les dades, p.e. la vostra aplicació de gestió de col·leccions.

Aquest camp és el que permet establir les relacions entre els diferents fitxers de càrrega. Pot tenir qualsevol format, de manera que tan pot ser un identificadors numèric com un text qualsevol.

L’importador de Coeli interpreta tots els valors del CSV com a idInSource relacionats amb les taules de les Entitats contextuals. Per tant, el valor que afegiu a la taula HeritageObject.csv s’ha de correspondre amb l’idInSource de l’entitat contextual corresponent.

 

Per exemple:

HeritageObject.csv

Actor.csv

O bé:

HeritageObject.csv

Actor.csv

Si l’idInSource ja ha estat carregat a Coeli, es sobreescriuran tots els camps corresponents a les columnes que contingui el CSV.

  • Si la cel·la corresponent està buida, s’eliminarà el valor que hi hagi a Coeli.
  • Si el CSV no conté una determinada columna, aquests valors no es modificaran.

 

Què passa si un idInSource no existeix?

Coeli crearà la fitxa i utilitzarà l’idInSource com a etiqueta. La fitxa apareixerà a l’apartat Fitxes pendents d’acceptació, d’aquesta manera podreu validar si és correcte o bé heu de revisar alguna qüestió. Podeu acceptar.

Si volem carragar camps associats repetibles haurem d’utilitzar fitxers CSV auxiliars.

Les característiques d’aquests fitxers són les següents:

  • El nom d’aquests fitxers ha de ser NomEntitat.nomPropietat.csv (p.e. HeritageObject.actors.csv)

En aquest cas, la columna idInSource ha de contenir l’identificador original de l’objecte associat a la taula CSV principal.

Exemple d’importació plana:

HeritageObject.csv

Exemple d’importació avançada:

HeritageObject.csv

HeritageObject.actors.csv


2. Crear / editar / eliminar dades

Crea dades:

  • Utilitza el botó superior dret Crea i podràs començar a crear noves dades.
  • Segons a quina secció et trobis, crearàs un tipus de dades o altra. P.e: des d’objectes podràs crear noves fitxes d’objectes.

 

Edita dades:

  • Des de la fitxa d’un objecte o d’una entitat contextual veuràs el botó Edita que et portarà al panell d’edició.
  • Si necessites editar dades en lot, crea un CSV i importa’l.

 

Elimina dades:

  • Aneu a la pàgina de l’entitat que voleu eliminar.
  • Seleccioneu les fitxes que voleu eliminar.
  • Seleccioneu Accions > Eliminar i premeu Aplica.
  • Apareixerà un quadre de diàleg de confirmació

NOTA: Si l’entitat que voleu eliminar està essent utilitzada per alguna entitat no es podrà eliminar.

P.e.
Si vull eliminar el terme “cadira” del vocabulari Nom de l’objecte, però hi ha 1 fitxa que té “cadira” com a Nom de l’objecte, Coeli no em permetrà eliminar-lo. Per poder-lo eliminar, hauré d’anar a la fitxa o fitxes que utilitzen aquest terme (vegeu al panell de la dreta) i eliminar o substituir el terme de la fitxa. Un cop fet, ja podrem eliminar el terme del vocabulari.


3. Publicar / despublicar dades

Per publicar objectes individualment:

  • Des de la fitxa d’un objecte prem Publicar i seguidament apareixerà el botó URL pública que et dirigirà a la visualització pública de la fitxa.
  • Utilitza aquesta URL per compartir el teu objecte en qualsevol dels teus canals online.

 

Si vols publicar un grup d’objectes:

  • Des de la llista de resultats selecciona els objectes que es vulguin publicar, selecciona Accions > Publica > Aplica.
  • La URL pública del conjunt s’obté a partir d’un criteri de cerca, és a dir, realitza una cerca i apareixerà la URL. Encara que la cerca reculli objectes no publicats, aquests no es mostraran públicament.

 

Despublicar objectes:

  • Prem Despublicar des de la fitxa de l’objecte o des de la llista de resultats.
  • L’objecte deixarà de ser públic automàticament, encara que estigui enllaçat externament no serà visible.