1. Importar datos

El proceso de importación de Coeli está pensado para facilitar al máximo la importación de datos desde cualquier aplicación.

  • Para importar vuestros datos tenéis que utilizar las siguientes plantillas.

En función de la riqueza de los datos que queráis importar tendréis suficiente con un solo fichero o necesitaréis importar varios.

  • La plantilla HeritageObject permite cargar los datos de vuestros objetos patrimoniales.
  • El resto de plantillas son opcionales y permiten cargar datos complementarios del resto de entidades y vocabularios asociados a vuestras colecciones.

Consultad aquí las definiciones de cada una de las columnas.

 

Una vez preparadas las plantillas, guardar en formato CSV

  • El CSV tiene que estar separado por comas con codificación UTF-8. En caso de trabajar con Excel, copiad los datos a Open Office o Google Sheets para realizar la exportación a CSV (Excel trabaja con otro tipo de codificación).
  • La primera fila tiene que contener los nombres de las columnas tal y como están en las plantillas. Podéis alterar el orden de las columnas o eliminarlas, pero no se pueden añadir nuevas columnas.

Finalmente ir al apartado Importar datos i cargar el fichero:

  • Ir a Importar datos, seleccionar HeritageObject y seleccionar el fichero.
  • Ir a Fichas pendientes de aceptación, seleccionarlas todas y darle a Aceptar.

Si ya habéis cargado una parte de los datos a Coeli y queréis actualizarlos o cargar más, lo podéis hacer importando un fichero CSV con los nuevos datos.

  • Cargar un CSV que contenga el idInSource y la/las columnas que queráis actualizar.
  • Las columnas que no aparezcan en el CSV no se modificaran.

Todos los ficheros de carga disponen de la columna “idInSource”, que es el identificador del objeto o entidad en la fuente de origen de los datos, p.e. vuestra aplicación de gestión de colecciones.

Este campo es el que permite establecer las relaciones entre los diferentes ficheros de carga. Puede tener cualquier formato, de manera que puede ser tanto un identificador numérico como un texto cualquiera.

El importador de Coeli interpreta todos los valores del CSV como a idInSource relacionados con las tablas de las entidades contextuales. Por tanto, el valor que añadáis a la tabla HeritageObject.csv tiene que corresponder con el idInSource de la entidad contextual correspondiente.

 

Por ejemplo:

HeritageObject.csv

Actor.csv

O bien:

HeritageObject.csv

Actor.csv

Si el idInSource ya ha estado cargado en Coeli, se sobrescribirán todos los campos correspondientes a las columnas que contenga el CSV.

  • Si la celda correspondiente está vacía, se eliminará el valor que haya en Coeli.
  • Si el CSV no contiene una determinada columna, estos valores no se modificará

¿Qué pasa si un idInSource no existe?

Coeli crearà la ficha y utilitzarà el idInSource como etiqueta. La ficha aparecerá en el apartado Fichas pendientes de acpetación, de esta manera podréis validar si es correcto o bien hay que revisar. Podéis aceptar.

Si queremos cargar campos asociados repetibles tendremos que utilizar ficheros CSV auxiliares.

Las características de estos ficheros son las siguientes:

  • El nombre de estos ficheros tiene que ser csv (p.e. HeritageObject.actors.csv)
  • En este caso, la columna idInSource tiene que contener el identificador original del objeto asociado a la tabla CSV principal.

Ejemplo de importación plana:

HeritageObject.csv

Ejemplo de importación avanzada:

HeritageObject.csv

HeritageObject.actors.csv


2. Crear / editar / eliminar datos

Crear datos:

  • Utiliza el botón superior derecho Crear y podrás comenzar a crear nuevos datos.
  • Según en qué sección te encuentres, crearás un tipo de datos u otro. P.e. desde objetos podrás crear nuevas fichas de objetos.

 

Editar datos:

  • Desde la ficha de un objeto o de una entidad contextual verás el botón Editar que te llevará al panel de edición.
  • Si necesitas editar datos en grupo, crea un CSV e impórtalo.

 

Eliminar datos:

  • Ir a la página de la entidad que queráis eliminar.
  • Seleccionar las fichas a eliminar.
  • Seleccionar Acciones > Eliminar y pulsar Aplica.
  • Aparecerá un cuadro de diálogo de confirmació

NOTA: Si la entidad que queréis eliminar está siendo utilizada por alguna entidad no se podrá eliminar.

Por ejemplo:

Si quiero eliminar el término “silla” del vocabulario Nombre del objeto, pero hay 1 ficha que tiene “silla” como Nombre del objeto, Coeli no permitirá eliminarlo. Para poder eliminarlo, tendré que ir a la ficha o fichas que utilizan este término (ver el panel derecho) y eliminar o sustituir el término de la ficha. Una vez hecho, ya podremos eliminar el término del vocabulario.


3. Publicar / despublicar datos

Para publicar objetos individualmente:

  • Desde la ficha de un objeto pulsar Publicar y seguidamente aparecerá el botón URL pública que te dirigirá a la visualización pública de la ficha.
  • Utilizar esta URL para compartir el objeto en cualquier de tus canales online.

 

Si quieres publicar un grupo de objetos:

  • Desde la lista de resultados seleccionar los objetos a publicar, seleccionar Acciones > Publicar > Aplicar.
  • La URL pública del conjunto se obtiene a partir de un criterio de búsqueda, es decir, realiza una búsqueda y aparecerá la URL. Aunque la búsqueda recoja objetos no publicados, estos no aparecerán pú

 

Despublicar objetos:

  • Pulsar Despublicar desde la ficha del objeto o desde la lista de resultados.
  • El objeto dejará de ser público automáticamente, aunque esté enlazado externamente ya no será visible.