Cómo crear un catálogo online en dos semanas: el caso de éxito de #museuobert.

Llegó el confinamiento y vimos con tristeza como todo cerraba. Fue en ese momento cuando, desde Nubilum y Coeli, se nos ocurrió que podíamos ayudar a todas las instituciones museísticos que no dispusieran de catálogo online para que lo pudieran hacer de la manera más ágil posible.

A mediados de marzo se propuso el proyecto «Unimos fuerzas para que los museos no paren» a través de redes y mailing a todos los museos e instituciones museísticas de Cataluña, con la idea de crear un portal donde los museos pudieran publicar sus colecciones de manera gratuita. Dos semanas después salió a la luz museuobert.cat con las colecciones de 10 museos, y fue creciendo hasta más de 20 en abril y mayo.

A nivel técnico, para poder crear un portal cuya publicación se hiciera de forma ágil y rápida, se preparó un Coeli pensado para la difusión, es decir, un entorno de gestión patrimonial que contemplara una ficha de metadatos básica, pudiendo desarrollar en paralelo el portal web museuobert.cat y así poder extraer todos los datos procedentes de Coeli.

¿Cómo se gestionan y se integran los datos de más de 20 museos?

La ventaja de trabajar con Coeli es que los datos se pueden sincronizar automáticamente desde los gestores de colecciones o bases de datos de origen (en la mayoría de casos MuseumPlus) y quedan estructurados para que luego la web los recoja directamente y sea fácil incorporar mejoras o configuraciones. De esta manera, las instituciones tienen la autonomía de publicar / despublicar fichas, revisarlas, crear propuestas de búsqueda y seleccionar qué piezas quieren que aparezcan en primera posición desde el entorno de trabajo de Coeli.

Gracias al contacto directo con los museos y sus sensaciones, una de las mejoras que hicimos un mes después de la salida del portal, fue optimizar y hacer más intuitiva la búsqueda avanzada, y ampliar los campos de metadatos de las fichas.

Actualmente, pensando en mejoras y escuchando las necesidades de los museos, estamos trabajando en la normalización de términos para mejorar la búsqueda global del portal.

La ampliación de las fichas fue más compleja de llevar a cabo ya que, cada institución museística, documentó con más o menos precisión diferentes campos de las fichas técnicas, y por lo tanto, fue necesario configurar qué campos ampliar según las particularidades. Por ejemplo, en algunos casos se habilitó la descripción, los materiales y las técnicas, los datos de procedencia, y/o las de recolección, etc.

El hecho de tener Coeli preparado para sincronizar los datos desde MuseumPlus permite que aquellos museos que tengan la necesidad de cargar nuevos datos, se pueda realizar de manera ágil. Por esta razón, se utiliza Coeli Sync, un programa que se ejecuta desde MuseumPlus y recoge sus datos y las imágenes que están vinculadas.

En el caso de los museos que cuentan con bases de datos Access, Excel, FileMaker o similar, se preparan unas plantillas Excel con los campos a importar.

Un portal diseñado para el descubrimiento de piezas

Se ha planteado un diseño a modo «catálogo de descubrimiento«, propuesta que hizo Edittio como dirección de arte y que ha gustado mucho a todo el equipo. El usuario cuando entra se encuentra delante de un mundo grande y desconocido. Es entonces cuando se le muestra una galería de piezas aleatorias, que van desfilando a medida que se hace scroll. Precisamente, un aspecto innovador al mismo tiempo complejo a nivel técnico ha sido el scroll horizontal que busca la idea de hacer un símil con un catálogo en papel.

Para ayudar a crear «narrativas», se ha vinculado la funcionalidad de «búsquedas guardadas» de Coeli con museuobert.cat, para que los propios museos puedan crear agrupaciones destacadas en la web, llamadas «Propuestas de búsqueda».

Una de las mejoras que hemos hecho a posteriori ha sido incorporar las propuestas de búsqueda dentro de la parrilla de resultados, pudiendo aparecer aleatoriamente, para aún potenciar más las búsquedas de los usuarios.

Y finalmente se han aplicado retoques gráficos y más puntos de navegación. Por ejemplo, se ha cambiado el fondo negro por fondo blanco, porque, aunque el primero fuera muy visual y moderno, era más complicado de hacer encajar a medida que el portal se iba ampliando.

¿Cómo hemos dado valor a nuestro patrimonio a través de las redes sociales?

Los equipos de comunicación de Nubilum y Coeli nos unimos para que Museuobert llegara a todos, tanto a entidades culturales como usuarios confinados en casa.

La idea era que este portal no sólo fuera una galería de imágenes, sino un espacio donde el ciudadano pudiera compartir las piezas de las colecciones en las redes sociales de la manera más fácil e intuitiva.

Abriendo una imagen de la colección te encuentras con una ficha descriptiva y, fácilmente visibles, con los iconos de las redes sociales más utilizadas.

A nivel de estrategia comunicativa elegimos focalizarnos en contactar con los museos de Cataluña, poniendo en valor el potencial de este proyecto e invitándoles a que participaran, destacando la importancia de mantenerse en movimiento a pesar de la situación en la que nos encontrábamos. Consideramos que fue todo un éxito, ya que 48 museos nos pidieron información, y 20 pudieron publicar en #museuobert durante el confinamiento. El resto se encuentran aún en proceso, esperando el momento en el que ya puedan volver a acceder a sus datos con normalidad.

Una vez nacido Museuobert, abrimos los canales de Instagram, Twitter y Facebook y nos dimos a conocer en el ámbito regional.

A día de hoy, más de 20 museos se han sumado a la iniciativa pudiéndose visualizar más de 50000 piezas.

Esto va mucho más allá de hacer visibles sus colecciones. Formar parte de museuobert también incluye un boletín para ponerlos al día sobre las últimas novedades, analíticas específicas para el espacio de cada museo e, incluso, la creación de una guía para la difusión de museos en redes sociales con el objetivo de ayudar a todo tipo de centros a darse a conocer en estas plataformas. El proyecto no tendría sentido si no incluyéramos este servicio de apoyo a los museos.

¿Qué hemos aprendido? Cambios, problemas y soluciones

Este proyecto ha sido una experiencia fantástica para entender la situación actual de los museos.

 

Necesidad de publicar las colecciones, ¿pero imposibilidad de hacerlo?

La mayoría de instituciones pequeñas tienen la necesidad de publicar las colecciones desde hace años, pero la situación económica, y sobre todo, el hecho de contar con un equipo pequeño lo dificulta. Las tareas del día a día no permiten tener el tiempo para poder hacer un análisis de las herramientas disponibles y llevar a cabo el proyecto.

Desde Coeli, como herramienta en difusión, catalogación y gestión del patrimonio cultural, hemos querido darnos a conocer de manera cercana y asequible, intentando afectar lo menos posible en el día a día de las instituciones, para que pudieran salir online y potenciar sus campañas en redes durante el confinamiento.

 

¿El patrimonio de nuestros almacenes se puede enseñar?

Los museos no siempre tienen la seguridad de querer enseñar las colecciones de los almacenes ya que la catalogación de las piezas puede no estar completamente revisada y las fotografías están hechas para la documentación, y no para la difusión.

Pero una vez se elige publicar la colección a pesar de esta «limitación», se transforma en una herramienta muy valiosa para transmitir el conocimiento que tenemos. Aflora el patrimonio de nuestros almacenes, se dan más herramientas a los investigadores, y esto permite revisar el estado de catalogación y priorizarlas en función del catálogo online.

Hemos visto que a veces los museos más pequeños tienen catálogos grandes, con miles de registros y, por lo tanto, mucho patrimonio para enseñar.

 

Museos 2.0. más allá de la simple publicación del catálogo online.

Hace muchos años que se habla de publicar las colecciones online, y en muchas ocasiones cuando se hace, es en forma de catálogo tradicional.

Este confinamiento ha permitido vivir el espacio digital como un entorno vivo por él mismo y no como una copia de la realidad. Hemos visto como los museos han aprendido como realizar campañas de redes sociales, creando narrativas, actividades y diferentes tipos de publicaciones para ayudar a los usuarios a seguir descubriendo el patrimonio que nos rodea.

El catálogo tradicional con un buscador y un listado de resultados ya no es suficiente. Un entorno online permite vincular información, crear campañas cruzadas, narrar de diferentes maneras y formatos, ayudar a los usuarios a que te encuentren desde diferentes canales, y muchas posibilidades de que, ahora sí, hemos necesitado y descubierto al estar encerrados en casa.

Consulte el portal web de Museuobert para ver el resultado en directo.


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