Palabras clave – Buscando las palabras correctas para encontrar los registros correctos

La Collection Trust Conference 2019: Keywords – finding the right words to find the right records, estuvo enfocada a debatir sobre terminología, tesauros, normalización y Linked Data.

La temática tuvo una muy buena acogida , con la sala llena y las inscripciones agotadas. Nosotros también recibimos una excelente acogida como Spectrum Partners. Collection Trust es una organización de referencia en el ámbito inglés e internacional para la gestión de colecciones, y creadora de Spectrum, estándar que establece los procedimientos a seguir para la correcta gestión y catalogación de bienes patrimoniales.

Desde Coeli salimos muy contentos, ya que nuestra tecnología está en línea con los requerimientos actuales para la gestión de vocabularios controlados.

A continuación, os dejamos con los distintos temas que se trataron y también con lo que más nos llamó la atención.

Gestionar los términos como vocabularios controlados es esencial

El uso de descriptores validados es vital para poder recuperar la información con facilidad y para mantener los datos correctos.

El punto clave de la conferencia se centró en la necesidad de utilizar vocabularios controlados para la descripción de las colecciones, así como para todos nuestros procesos. Gestionar los datos originales con consistencia es necesario para crear múltiples versiones y visualizaciones sin errores en los datos.

La responsable de colecciones del V&A Museum nos explicó la problemática de encontrar inconsistencia de datos al utilizar bases de datos que no estaban sincronizadas y tenían listas de descriptores diferentes. En concreto, algunas localizaciones mostradas en la web eran incorrectas, porque estaban obsoletas o habían cambiado. En el futuro se están planteando utilizar códigos de barra para documentar las ubicaciones y optimizar las autoridades de localización, de manera que estos códigos podrán ser utilizados tanto a nivel interno como por parte de los usuarios visitantes.

También podéis consultar la conferencia «Flat File to Thesaurus: Improving Terminologies at the National Gallery» de Ruper Shepert sobre el caso concreto de The National Gallery para adaptar la terminología y su gestión frente a la necesidad de publicar la colección en la web.

Normalizamos vocabularios para poder aprovechar el trabajo hecho y facilitar el acceso

Aprovechemos eso que ya está hecho y pensemos en los entornos online.

Normalizando vocabularios a partir de los tesauros de referencia obtendremos una terminología validada y jerarquizada con rapidez, ahorrando esfuerzos, seguridad en la toma de decisiones, y, sobre todo, podremos compartir y unificar la terminología para facilitar el acceso y la búsqueda de nuestro patrimonio. Nuestros esfuerzos tienen que centrarse en crear aquellos vocabularios específicos y únicos de nuestra colección.

Linked Open Data nos permite enriquecer el significado de nuestros términos, además la información se hace comprensible para las aplicaciones, y nos permite compartir un mismo modelo para todo el ámbito patrimonial. Es el siguiente paso para ir más allá del uso de vocabularios controlados.

Asimismo, se habla de Linked Data desde hace tiempo y ya contamos con tecnologías que permiten su implementación, pero no parece que las instituciones se estén uniendo. Además, también surge la pregunta de: ¿cuál será el modelo de referencia? Y si todo el mundo estará de acuerdo.

Rupert Sheperd. Collection Trust Conference 2019
Flat file to thesaurus: improving terminologies at the National Gallery. By Rupert Sheperd.

Escuchemos a la audiencia

Trabajemos con enfoque a abrir e interpretar las colecciones: hay que tomar las decisiones según las necesidades de los usuarios.

Si nuestra base de datos se gestiona con la idea de abrirla al público, tenemos que fijarnos en qué términos estamos utilizando, ya que estos constituirán los filtros de búsqueda y la interpretación de la colección. Pensemos en cómo enfocar los esfuerzos documentales: según nuestra narrativa quizá tenemos que ahorrar en documentación y terminología y dejar que las imágenes hablen, o bien todo lo contrario. Consideremos cuál debe ser la terminología, si científica y técnica, o bien pensada para el público en general.

A través de ejemplos como el del Van Gogh Museum y la Virtual Shoes Museum (Northampton Museums & Art Gallery), vimos cómo las necesidades en la red requieren de nuevas terminologías, más personales y enfocadas a los usuarios. Por ejemplo, la posibilidad de filtrar los bienes por colores, por emociones, por descriptores actuales…

Virtually shoes. Northampton Museums and Art Gallery (NMAG). Jane Seddon
Virtually shoes. Northampton Museums and Art Gallery (NMAG). By Jane Seddon

Soporte tecnológico para la gestión de vocabularios controlados

Una gestión efectiva de vocabularios controlados va de la mano de trabajar con un sistema documental que lo soporte.

Múltiples sesiones de la conferencia enseñaron como algunos gestores documentales permiten la gestión de listas de términos, así como la posibilidad de enlazar con las fuentes de referencia. Una de les sesiones nos reunió a los partners tecnológicos de Spectrum para que cada uno mostrásemos qué soporte damos a la terminología.

Desde Coeli participamos y pudimos hacer un repaso de las funcionalidades principales de nuestro módulo de conceptos:

  • Búsquedas facetadas
  • Multiidioma
  • Importación y exportación
  • Informes y estadísticas de uso de términos
  • Polijerarquía
  • Términos guía y términos obsoletos
  • Graphs de exploración
  • Anotaciones para la revisión y validación de términos
  • Uso del módulo como elemento principal para la publicación de tesauros (ver la siguiente captura)

Pensemos en nuestros colaboradores

En el contexto inglés hay una importante cultura de voluntariado para poder documentar las colecciones. Por esta razón, si tenemos una buena base de colaboradores, tenemos que adaptar las necesidades documentales a las capacidades, intereses y motivación de los voluntarios, tanto a lo que se refiere a la terminología como a la rigurosidad descriptiva.

Por otro lado, también se incidió en fomentar la colaboración entre instituciones, la ayuda y consultoría. En este sentido, nos pareció muy interesante el caso del West Midlands Museum Development, que ha creado toda una red de profesionales expertos para dar consejo y ayuda, y así mejorar la gestión del patrimonio cultural gracias a procesos colaborativos.

La jornada acabó con el reconocimiento al ganador de la Collection Trust Award: Science Museum Multaka-Oxford. Este año el reconocimiento ha sido para aquellos proyectos de empoderamiento de las colecciones, por su gran labor en desarrollar la participación de los usuarios y la comunidad. Multaka-Oxford ha apostado por situar a los voluntarios en el centro del proyecto y ha convertido el museo en un punto de encuentro.


Para un buen sumario de la conferencia, podéis consultar el programa detallado Collection Trust Conference 2019: Keywords – finding the right words to find the right records. Conferencia que tuvo lugar el jueves 12 de septiembre en la New Walk Museum and Art Gallery de Leicester.

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