En el entorno Coeli, cada experto tiene su lugar.
¿Buscas una plataforma documental para todo el equipo, capaz de reflejar la realidad organizativa de las instituciones? Desde el equipo de Coeli, trabajamos para que la tecnología pueda acompañar el día a dia de tu institución cultural y optimizar su flujo de trabajo.
¿Qué características de Coeli potencian esta interlocución? ¿Cómo podemos agilizar el trabajo conjunto entre el museo, la biblioteca y el archivo? ¿Y entre el departamento de colecciones, restauración, exposiciones y registro? En esta entrada, te lo explicamos.
1. Acceso online
Nuestra plataforma documental ha nacido en la nube, para la nube. Fácilmente, podrás acceder desde cualquier dispositivo vía web mediante un usuario y contraseña. Podrás trabajar en remoto, dado que el almacenaje de los datos está en la nube. Olvídate del mantenimiento técnico, trabaja desde cualquier dispositivo sin importar si es Windows o Mac; incrementa la capacidad siempre que lo necesites gracias a un entorno altamente escalable.
2. Gestión de los usuarios
Maximiza la eficiencia del equipo a nivel global. Tendrás un número ilimitado de usuarios dentro de una interficie multilingüe, donde se pueden gestionar las responsabilidades de cada miembro:
- Atribución de roles de usuario (administración, edición, consulta, etc)
- Asignación de tareas
"Create once, publish everywhere"
Los profesionales de Coeli trabajamos para que cada institución pueda sacar el máximo partido al software. A través de un servicio de assessoría, localizamos cuáles son tus necesidades. De esta manera, adaptamos la tecnoogía al contexto de cada entidad.
Ejemplo práctico
Relativo a los entornos de trabajo, el espacio colectivo #museuobert es un caso muy ilustrativo. Este proyecto acoge casi una treintena de museos, ubicados en entornos de trabajo diferenciados dentro de la misma plataforma documental. Cada institución tiene potestad, únicamente, de su colección (visualizar, crear, editar, revistar, etc) con independencia de las otras entidades del conjunto.
3. Entornos diferenciados
En esencia, cada caso es singular porque cada equipo tiene su modus operandi. Por este motivo, adaptamos la tecnología a la realidad organizativa de la institución. Tenemos en cuenta los departamentos o secciones para crear entornos diferenciados de trabajo, a su vez con vocabularios compartidos. De esta forma, la plataforma documental resigue la estructura del equipo para agilizar el uso.
4. Funcionalidades específicas
Coeli es un software con un gran potencial, sus características abren un camino para cada departamento. Seguidamente, te explicamos algunos ejemplos de las posibilidades de la plataforma documental.
- Plantillas personalizadas. Extrae documentos en Word a partir de plantillas personalizadas (listado de inventario, catálogos, cartelas de exposición, flyers publicitarios, etc) útiles para diversos departamentos.
- Elasticsearch. El motor de búsqueda facilita la consulta interna y también la tarea de difusión. Dispone de una búsqueda avanzada potente que permite buscar campos concretos y establecer parámetros como intervalos de tiempos, si el campo está informado, si tiene imagen, etc. Además, los filtros hacen un recuento de los vocabularios utilizados de una manera muy visual y práctica.
- Listas de trabajos y búsquedas guardadas. Selecciona un grupo de objetos de interés y agrúpalos en una lista de trabajo, que puede ser privada o compartida con todo el equipo. Podrás exportarla a otros formatos y también imprimirla.
…¡y mucho más!
Optimizamos el flujo de trabajo
La centralitzación de la información, tanto de los objetos patrimoniales como de las tareas del día a día, es un punto clave de nuestra tecnología. En Coeli, cada profesional tiene su lugar. La gestión des de un solo sistema, ligada a la flexibilidad de la plataforma documental, permite sacar el máximo provecho a un entorno eficiente para todo el equipo.