Com s’ha creat un catàleg online de museus en 2 setmanes: el cas d’èxit #museuobert.

Va arribar el confinament i vam veure amb tristesa com tot tancava. Amb una setmana de confinament, des de Nubilum i Coeli es va encendre la llumeta per tal d’ajudar a tots els equipaments museístics que no disposessin de catàleg online, i que ho poguessin fer de la manera més àgil possible.

A mitjans de març es va proposar el projecte “Unim forces perquè els museus no parin” a través de xarxes i mailing a tots els museus i equipaments museístics de Catalunya, amb la idea de crear un portal on els museus hi poguessin publicar les seves col·leccions de manera gratuïta. Dues setmanes després va sortir a la llum museuobert.cat amb les col·leccions de 10 museus, i va anar creixent fins a més de 20 durant l’abril i el maig.

A nivell tècnic, per poder crear un portal i permetre la publicació de manera àgil i ràpida, es va preparar un Coeli pensat per a la difusió, és a dir, un entorn de gestió patrimonial que contemplés una fitxa de metadades bàsica. Paral·lelament es va desenvolupar el portal web museuobert.cat perquè xuclés les dades procedents de Coeli.

Com es gestionen i s’integren les dades de més de 20 museus

L’avantatge de treballar amb Coeli és que les dades es poden sincronitzar automàticament des dels gestors de col·leccions o bases de dades d’origen (en la majoria de casos MuseumPlus) i queden estructurades perquè després el web les reculli directament i sigui fàcil incorporar-hi millores o configuracions. D’aquesta manera, les institucions tenen l’autonomia de publicar/despublicar fitxes, revisar-les, crear propostes de cerca i seleccionar quines peces volen que aparegui en primera posició des de l’entorn de treball de Coeli.

Gràcies al contacte directe amb els museus i les seves sensacions, una de les millores que vam fer un mes després de la sortida del portal, va ser optimitzar i fer més utilitzable la cerca avançada, i ampliar els camps de metadades de les fitxes. 

Actualment, pensant en millores i escoltant les necessitats dels museus, estem treballant en la normalització de termes per millorar la cerca global del portal.

L’ampliació de les fitxes va ser més complexa de dur a terme ja que cada equipament museístic documenta amb més o menys precisió diferents camps de les fitxes tècniques, i per tant, va ser necessari configurar quins camps ampliar segons les particularitats. Per exemple, en alguns casos es va habilitar la descripció, els materials i les tècniques, les dades de procedència, i/o les de recol·lecció, etc. 

El fet de ja tenir Coeli preparat per sincronitzar les dades des de MuseumPlus permet que si un museu té la necessitat de carregar noves dades, es pugui fer de manera àgil. Per a això, es fa servir Coeli Sync, un programa que s’executa des de l’ordinador del MuseumPlus i recull les dades de MuseumPlus i les imatges que hi estan vinculades. 

En el cas dels museus que compten amb bases de dades Access, Excel, FileMaker o similar, es preparen unes plantilles Excel amb els camps a importar.

Un portal dissenyat per a la descoberta de peces

Es va plantejar un disseny a mode “catàleg de descoberta”, proposta que va fer Edittio com a direcció d’art i que va agradar molt a tot l’equip. L’usuari quan entra es troba amb un món desconegut i molt gran. Llavors se li mostra davant dels ulls una galeria de peces aleatòries, que van desfilant a mesura que es fa scroll. Justament, un fet innovador i a la vegada complex a nivell tècnic va ser l’scroll horitzontal, que busca la idea de fer un símil amb un catàleg en paper.

Per ajudar a crear “narratives”, es va vincular la funcionalitat de “cerques guardades” del Coeli amb museuobert.cat perquè els propis museus puguin crear agrupacions destacades al web, que s’han anomenat “Propostes de cerca”. 

Una de les millores que vam fer a posteriori va ser incorporar les Propostes de cerca dins la graella de resultats, de manera que també anessin apareixent aleatòriament, per encara potenciar més la descoberta dels usuaris

I finalment es van aplicar retocs gràfics i més punts de navegació. Per exemple, es va canviar el fons negre a fons blanc, perquè encara que el fons negre fos molt visual i modern, era més complicat de fer encaixar a mesura que el portal es va ampliant.

Com hem posat en valor el nostre patrimoni a través de les xarxes

Des de l’equip de comunicació de Nubilum i Coeli vam fer pinya perquè Museuobert arribés a tothom, tant a entitats culturals com a usuaris confinats a casa.

L’idea era que aquest portal no només fos una galeria d’imatges, sinó un espai on el ciutadà  pogués compartir les peces de les col·leccions a les xarxes socials de la manera més fàcil i intuïtiva.

Obrint una imatge de la col·lecció et trobes amb una fitxa descriptiva i, fàcilment visibles, les icones de les xarxes socials més utilitzades.

A nivell d’estratègia comunicativa vam focalitzar-nos en contactar els museus de Catalunya, posant en valor el potencial d’aquest projecte i convidant-los a que hi participessin, destacant la importància de mantenir-se en moviment tot i la situació en la qual ens trobàvem. Considerem que va ser tot un èxit, ja que 48 museus ens van demanar informació, dels quals 20 han pogut publicar a #museuobert durant el confinament. La resta es troben encara en procés, tot esperant el moment en el que ja poden tornar a accedir a les seves dades amb normalitat.

Un cop va néixer l’espai de museuobert vam obrir els canals d’Instagram, Twitter i Facebook i vam donar-nos a conèixer en l’àmbit regional.

En el dia d’avui, més de 20 museus s’han sumat a la iniciativa i es poden visualitzar més de 50000 peces.

El tracte amb els museus ha estat un punt clau per l’èxit del projecte. Això va molt més enllà de fer visibles les seves col·leccions. Formar part de museuobert també inclou un butlletí per posar-los al dia sobre les últimes novetats, analítiques específiques per a l’espai de cada museu i, fins i tot, la creació d’una guia per a la difusió de museus a xarxes socials amb l’objectiu d’ajudar a tot tipus de centres a donar-se a conèixer en les xarxes socials. El projecte no tindria sentit si no incloguéssim aquest servei de suport als museus.

Que diuen de nosaltres els museus que han adherit a Museuobert

Museu Tèxtil de Terrassa

És una possibilitat per fer difusió de les nostres col·leccions d’una forma molt visual i directa, amb una presentació acurada de les peces, fàcil i àgil per a qui tingui interès en conèixer els fons que conserven els museus.” 

Sílvia Saladrigas, Documentalista

 

CIP Molí d’en Rata

L’experiència amb #museuobert ha estat molt positiva. La gestió, per publicar la nostra col·lecció, ha estat àgil i ràpida i hem aconseguit tenir-la en línia en menys d’una setmana. Cal destacar la qualitat de l’equip del projecte, que ens ha tractat sempre amb molta amabilitat responen a qualsevol dels nostres dubtes.Estem molt satisfets de formar part d’aquest projecte i estem convençuts que és una bona manera de donar a conèixer la nostra col·lecció.

Elena Vilalta i Noemí NebotCap d’Àrea de Cultura, Patrimoni i Memòria Històrica – Tècnic de Patrimoni

 

Museu de la Vila de Peralada

No és casualitat que en la nostra era digital el #museuobert s’hagi convertit en una línia estratègica cultural essencial, que ha ajudat a fer visible la col·lecció del Museu de la Vila de Peralada davant la pandèmia. Una eina molt visual i una forma fàcil descobrir el nostre patrimoni.

Miquel BrugatRegidor de Cultura, Comunicació i Participació Ciutadana

 

Museu Abelló

“L’experiència que hem tingut des del Museu Abelló ha sigut molt positiva. El procés de la migració de les dades cap a la plataforma #museuobert, ha sigut molt fàcil i àgil.En tot moment hi ha hagut el personal de Coeli, fent el traspàs i donant suport a qualsevol dubte que apareixia. Pel que fa a la plataforma, és molt intuïtiva i fàcil d’introduir i modificar dades. És una bona plataforma, per poder tenir penjada la col·lecció en línia i que tothom la pugui conèixer.”

Pepa Ventura i Mireia OlléDirectora del museu – Restauradora

 

Museu Municipal Montcada i Reixac

“Museuobert va permetre, al bell mig de la pandèmia, obrir al món digital les col·leccions patrimonials d’un conjunt de museus que, almenys en el nostre cas, no disposaven dels recursos ni dels mitjans necessaris per emprendre aquest projecte tots sols. D’aquesta manera un conjunt enorme d’objectes patrimonials de tota Catalunya (més de 50.000 actualment) van guanyar un públic potencial impensable fins aleshores. Museuobert ens ha ajudat a fer un gran pas en aquest camí.” 

Adrián SolerTècnic de Cultura i Patrimoni

Què hem après? Canvis, problemes i solucions

Aquest projecte ha estat una experiència fantàstica per entendre la situació actual dels museus. 

 

Necessitat de publicar les col·leccions, però impossibilitat de fer-ho? 

La majoria d’institucions petites es troben amb la necessitat de publicar les col·leccions des de fa anys, però la situació econòmica, i sobretot, el fet de comptar amb un equip petit ho dificulta. Les tasques del dia a dia no permeten tenir el temps per poder fer un anàlisi de les eines disponibles i dur a terme el projecte. 

Des de Coeli, com a eina en difusió, catalogació i gestió del patrimoni cultural, hem volgut donar-nos a conèixer de manera propera i assequible, intentant afectar el mínim possible en el dia a dia de les institucions, perquè poguessin sortir online i potenciar les seves campanyes a xarxes durant el confinament.

 

El patrimoni dels nostres magatzems es pot ensenyar? 

Els museus no sempre tenen la seguretat de voler ensenyar les col·leccions dels magatzems ja que la catalogació de les peces pot no estar completament revisada i les fotografies són fetes per a la documentació, i no pas per a la difusió. 

Però una vegada es passa la barrera i es publica la col·lecció, es transforma en una eina molt valuosa per transmetre el coneixement que tenim. Aflora el patrimoni dels nostres magatzems, dona més eines als investigadors, i permet revisar l’estat de catalogació i prioritzar-lo en funció del catàleg online.

Hem vist que, de vegades els museus més petits tenen catàlegs grans, amb milers de registres i, per tant, molt patrimoni per ensenyar.

 

Museus 2.0. més enllà de la simple publicació del catàleg online. 

Fa molts anys que es parla de publicar les col·leccions online, i en moltes ocasions quan es fa és en forma de catàleg tradicional. 

Aquest confinament ha permès viure l’espai digital com un entorn viu per ell mateix, no com una còpia de la realitat. Hem vist com els museus han après a marxes forçades com realitzar campanyes de xarxes socials, tot creant narratives, activitats i diferents tipus de publicacions per ajudar als usuaris a continuar descobrint el patrimoni que ens envolta. 

El catàleg tradicional amb un cercador i un llistat de resultats ja no és suficient. Un entorn online permet vincular informació, crear campanyes creuades, narrar de diferents maneres i formats, ajudar als usuaris a que et trobin des de diferents canals, i moltes possibilitats que, ara sí, hem necessitat i descobert al estar tancats a casa.

Consulteu el portal web de Museuobert per veure’n el resultat en directe.


Subscriu-te al butlletí o segueix-nos a les xarxes socials @CoeliPlatform per conèixer més novetats sobre gestió de patrimoni cultural.