La Sagrada Família gestiona i publica les seves col·leccions amb Coeli
La implementació d’un sistema integral de gestió i difusió per a +100.000 registres
La Junta Constructora del Temple Expiatori de la Sagrada Família ha fet un pas decisiu cap a la modernització i l’accessibilitat mitjançant la implementació d’un sistema integral de gestió i difusió de col·leccions, basat en la tecnologia de Coeli. En aquest article, t’expliquem el desenvolupament d’aquest projecte des del procés de migració fins a la publicació en línia de la col·lecció patrimonial.
Els objectius
L’objectiu fonamental d’aquest projecte és millorar la gestió dels fons patrimonials de manera eficient i fer-ne una difusió en línia per aprofitar al màxim el potencial del patrimoni. D’aquesta manera, es pretén implementar una solució integrada per gestionar de manera interrelacionada la col·lecció patrimonial, amb un volum aproximat de més de 100.000 registres, de Béns Mobles (Museu i Fragments Originals) i dels fons del Centre de Documentació (Arxiu, Hemeroteca, Biblioteca, Cartells i Planoteca).
La solució transversal
En primer lloc, s’ha dut a terme una anàlisi detallada de les col·leccions existents de la Fundació a l’antiga base de dades gestionada amb Inmagic DB/TextWorks, per proposar una migració eficient a un entorn en línia interoperable. Aquest procés ha inclòs la normalització de dades, incloent persones, organitzacions, datacions i períodes cronològics, entre d’altres. Durant aquesta fase es realitza la parametrització i configuració de l’eina pel que respecte a les dades, als esquemes de metadades, als permisos d’usuari i a la consolidació de dades per facilitar-ne l’ús i millorar el rendiment.
En aquesta línia, cal subratllar que Coeli disposa d’un conjunt d’eines per poder realitzar càrregues de fitxers de forma massiva, que permet fer importacions des de sistemes SQL o fer processos de càrrega de lots de fitxes, carregant aproximadament:
- 80.000 documents PDF
- 62.000 imatges de Béns Mobles i del Centre de Documentació
- 8.300 enllaços als models 3D de Béns Mobles
ENTERPRISE
Publicació | Catalogació | Gestió integral
Optimitza la teva institució amb millors pràctiques en gestió de col·leccions
“Estem molt contents amb el canvi realitzat. Hem fet un pas més cap a la integració, accessibilitat i difusió del nostre fons i unificar en una mateixa eina la gestió integral de la col·lecció ens facilitarà la feina”. (Laia Vinaixa, Coordinadora del Centre de Documentació)
Per a la configuració del web de la col·lecció en línia, l’equip de la Fundació va definir els paràmetres de les agrupacions de la pàgina principal en base a la classificació genèrica dels béns mobles (projecte arquitectònic, escultura, objecte litúrgic, ceràmica, pintura, etc.). En aquesta línia, també es va definir la configuració del llistat de resultats per millorar l’experiència de l’usuari i, per últim, en la fitxa de l’obra s’han escollit els camps que cal mostrar (títol, autors , data de producció, classificació genèrica, nom de l’objecte, matèries i tècniques, dimensions, etc.).
Resultats del projecte
Així doncs, per tal de cobrir les necessitats de la institució, l’equip de la Sagrada Família ha començat a utilitzar Coeli Enterprise, que és el sistema de gestió de col·leccions que potencia el patrimoni de forma integral, des de la catalogació dels béns patrimonials, conservació o restauració, exportació d’informes, fins a la publicació en línia per compartir el patrimoni amb tothom.
Publicació de la col·lecció en línia. La Sagrada Família ha publicat una part de la col·lecció de béns mobles de la Fundació, que és una selecció de 200 obres dissenyades per Gaudí i els seus col·laboradors que formen part de la col·lecció de béns mobles de la Fundació. En aquesta primera fase de difusió, hi destaquen obres diverses com la maqueta de la façana del Naixement o el Fragment de la Reixa de la Casa Vicens, amb la previsió que aquesta selecció d’obres vagi ampliant-se perquè estigui a l’abast de tota la ciutadania.
Compartir el coneixement dins de l’organització. A més a més, a part de la publicació i difusió pública de la col·lecció, s’ha habilitat un cercador a la Intranet corporativa que permet la consulta d’informació dels diferents equips tècnics per facilitar la recerca en les col·leccions i fons de tot el personal intern de la Fundació.
Maqueta de la façana del Naixement per a l’exposició al Grand Palais de París el 1910 (Josep Maria Jujol i Antoni Gaudí), 330 x 162 x 53 cm. Fes clic aquí per veure la seva fitxa patrimonial.
Sincronització de la base de dades. Un dels grans avantatges de la publicació amb el plugin de WordPress és la sincronització de les dades en l’entorn web de difusió. En aquest cas, en comptes d’una actualització a temps real, s’ha optat per l’actualització a demanda que es realitza mitjançant un aplicatiu que connecta la base de dades i l’entorn de publicació i permet actualitzar les dades de l’entorn de difusió només amb un clic.
Eficiència per a tot l’equip de la institució. La centralització de les bases de dades de la institució permet un entorn de treball col·laboratiu, entre diversos departaments, fet que agilitza la feina en un mateix espai. A més a més, des de l’equip de la Sagrada Família han ampliat els camps d’acció a nous horitzons, començant a explorar tant la gestió d’exposicions com els mòduls de conservació i restauració a Coeli, acompanyant a cada departament en un mateix entorn de treball per millorar l’eficiència global de la institució.
En síntesi, aquesta iniciativa representa un pas essencial cap a una gestió patrimonial de màxima qualitat, moderna i accessible, demostrant el compromís amb la preservació i difusió del llegat cultural de la institució.
Sobre Coeli
Coeli és un sistema de gestió de col·leccions per a museus, arxius, biblioteques, galeries d’art i molt més, que ofereix solucions per a la catalogació, gestió de col·leccions i publicació de col·leccions en línia. L’equip de Coeli t’ofereix un servei de màxima qualitat, perquè cada projecte és únic.
