Paraules clau – Buscant les paraules correctes per trobar els registres correctes

La Collection Trust Conference 2019: Keywords – finding the right words to find the right records, es va enfocar a debatre sobre terminologia, thesaurus, normalització i Linked Data.

La temàtica va tenir una molt bona rebuda, amb la sala plena i les inscripcions exhaurides. Nosaltres també vam rebre una excel·lent acollida com a Spectrum Partners. Collection Trust és una organització de referència en l’àmbit anglès i internacional per a la gestió de col·leccions, i creadora d’Spectrum, estàndard que estableix els procediments a seguir per a la correcta gestió i catalogació de béns patrimonials.

Des de Coeli vam sortir molt contents, ja que la nostra tecnologia està en línia amb el requeriments actuals per a la gestió de vocabularis controlats.

A continuació, us deixem amb els diferents temes que es van tractar i també amb el que més ens va cridar l’atenció.

Gestionar els termes com a vocabularis controlats és essencial

L’ús de descriptors validats és vital per poder recuperar la informació amb facilitat i per mantenir les dades correctes.

El punt clau de la conferència es va centrar en la necessitat d’utilitzar vocabularis controlats en la descripció de les col·leccions, així com per a tots els nostres processos. Gestionar les dades originals amb consistència és necessari per crear múltiples versions i visualitzacions sense errors en les dades.

La responsable de col·leccions del V&A Museum ens van explicar la problemàtica de trobar inconsistència de dades al utilitzar bases de dades que no estaven sincronitzades i tenien llistes de descriptors diferents. En concret, algunes localitzacions mostrades al web eren incorrectes, perquè estaven obsoletes o havien canviat. En el futur s’estan plantejant utilitzar codis de barra per documentar les ubicacions i optimitzar les autoritats de localització, de tal manera que aquests codis podran ser utilitzats tan a nivell intern com per part dels usuaris visitants.

També podeu consultar la conferència “Flat File to Thesaurus: Improving Terminologies at the National Gallery” de Ruper Shepert sobre el cas concret de The National Gallery per adaptar la terminologia i la seva gestió davant la necessitat de publicar la col·lecció al web.

Normalitzem vocabularis per poder aprofitar la feina feta i facilitar l’accés

Aprofitem allò que ja està fet i pensem en els entorns online.

Normalitzant vocabularis a partir dels tesaurus de referència obtindrem una terminologia validada i jerarquitzada amb rapidesa, estalvi d’esforços, seguretat en la presa de decisions, i, sobre tot, compartir i unificar la terminologia per facilitar l’accés i la cerca del nostre patrimoni. Els nostres esforços s’han de centrar en crear aquells vocabularis específics i únics de la nostra col·lecció.

Linked Open Data ens permet enriquir el significat dels nostres termes, a més la informació esdevé comprensible per les aplicacions, i ens permet compartir un mateix model per a tot el món patrimonial. És el següent pas per anar més enllà d’utilitzar vocabularis controlats.

Tot i així, es parla de Linked Data des de fa temps i ja comptem amb tecnologies que en permeten la implementació, però no sembla que les institucions estiguin adherint-s’hi. A més, també sorgeix la pregunta de: quin serà el model de referència? I si tothom hi estarà d’acord.

Collection Trust Conference 2019. Flat file to thesaurus: improving terminologies at the National Gallery. Rupert Sheperd.
Flat file to thesaurus: improving terminologies at the National Gallery. By Rupert Sheperd.

Escoltem l’audiència

Treballem amb enfoc a obrir i interpretar les col·leccions: cal prendre les decisions segons les necessitats dels usuaris.

Si la nostra base de dades es gestiona amb la idea d’obrir-la al públic, cal que ens fixem en quins termes estem utilitzant, ja que aquests constituiran els filtres de cerca i la interpretació de la col·lecció. Pensem en com enfocar els esforços documentals, segons la nostra narrativa potser hem d’estalviar en documentació i terminologia i deixar que les imatges parlin, o bé tot el contrari. Considerem quina terminologia, si científica i tècnica, o bé pensada pel públic en general.

A través d’exemples com el del Van Gogh Museum i la Virtual Shoes Museum (Northampton Museums & Art Gallery) , vam veure com les necessitats en línia requereixen de noves terminologies, més personals i enfocades als usuaris. Per exemple, la possibilitat de filtrar els béns per colors, per emocions, per descriptors actuals…

Virtually shoes. Northampton Museums and Art Gallery (NMAG). By Jane Seddon
Virtually shoes. Northampton Museums and Art Gallery (NMAG). By Jane Seddon

Suport tecnològic per a la gestió de vocabularis controlats

Una gestió efectiva de vocabularis controlats va de la mà de treballar amb un sistema documental que ho suporti.

Múltiples sessions de la conferència van ensenyar com alguns gestors documentals permeten la gestió de llistes de termes, així com la possibilitat d’enllaçar amb fonts de referència. Una de les sessions ens va reunir als partners tecnològics d’Spectrum perquè cadascun mostréssim quin suport donem a la terminologia.

Des de Coeli vam participar-hi i vam poder fer un repàs de les funcionalitats principals del nostre mòdul de conceptes:

  • Cerques facetades
  • Multiidioma
  • Importació i exportació
  • Informes i estadístiques d’ús de termes
  • Polijerarquia
  • Termes guia i termes obsolets
  • Graphs d’exploració
  • Anotacions per a la revisió i validació de termes
  • Ús del mòdul com a element principal per a la publicació de thesaurus (vegeu la següent captura)
Exploració visual i publicació de thesaurus. By Coeli Platform.
Exploració visual i publicació de thesaurus. By Coeli Platform.

Pensem en els nostres col·laboradors

En el context anglès hi ha una important cultura de voluntariat per poder documentar les col·leccions. Per aquesta raó, si tenim una bona base de col·laboradors, hem d’adaptar les necessitats documentals a les capacitats, interessos i motivació dels voluntaris, tan pel que fa a la terminologia utilitzada com a la rigorositat descriptiva.

Per altra banda, també es va incidir en fomentar la col·laboració entre institucions, l’ajuda i consultoria. En aquest sentit, ens va semblar molt interessant el cas del West Midlands Museum Development, que ha creat tot una xarxa de professionals experts per donar consell i ajuda i així millorar la gestió de patrimoni cultural gràcies a processos col·laboratius.

La jornada va acabar amb el reconeixement al guanyador de la Collection Trust Award: Science Museum Multaka-Oxford. Aquest any el reconeixement ha estat per a aquells projectes d’empoderament de les col·leccions, per la seva gran labor en desenvolupar la participació dels usuaris i la comunitat. Multaka-Oxford ha apostat per posar els voluntaris al centre del projecte i ha convertit el museu com a punt de trobada.


Per un bon sumari de la conferència, podeu consultar el programa detallat Collection Trust Conference 2019: Keywords – finding the right words to find the right records. Conferència que va tenir lloc el dijous 12 de setembre a la New Walk Museum and Art Gallery de Leicester.

Per conèixer més novetats sobre gestió de patrimoni cultural subscriu-te al nostre newsletter o segueix-nos a les xarxes socials @CoeliPlatform.